Co notariusz sprawdza w rejestrach elektronicznych i bazie PESEL, zanim strony zobaczą treść aktu

Kiedy klient wchodzi do gabinetu, siada przy biurku i przekazuje dowód osobisty, podpisanie gotowego aktu notarialnego wcale nie następuje od razu. Wielu osobom wydaje się, że głównym zadaniem notariusza jest wyłącznie odczytanie przygotowanego wcześniej tekstu i zebranie podpisów. W rzeczywistości, zanim strony zapoznają się z brzmieniem dokumentu, notariusz przeprowadza niewidoczną dla nich, wieloetapową weryfikację. Uruchamia on dostęp do systemów teleinformatycznych oraz państwowej bazy PESEL, aby potwierdzić stan prawny i tożsamość uczestników. Dopiero pozytywny, jednoznaczny wynik tych cyfrowych zapytań pozwala na legalne przejście do kolejnych etapów procedury.

Weryfikacja tożsamości stron w rejestrze PESEL

Na początku każdego spotkania notariusz skrupulatnie porównuje informacje z okazanych dokumentów tożsamości z danymi zapisanymi w państwowym rejestrze. Wykrywane na tym etapie rozbieżności mogą dotyczyć numeru ewidencyjnego, imion rodziców lub daty urodzenia podanej w dowodzie i w bazie cyfrowej. Zgodnie z przepisami, notariusz przed dokonaniem czynności weryfikuje, czy numer PESEL osoby fizycznej widnieje w rejestrze zastrzeżeń. Sprawdzenie to ma charakter obowiązkowy przy aktach dotyczących nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości, a także przy sporządzaniu pełnomocnictw do takich właśnie czynności.

Elektroniczna weryfikacja odbywa się w czasie rzeczywistym. System informatyczny wychwytuje literówki w danych osobowych oraz sygnalizuje potencjalne ryzyko działania przez osobę nieuprawnioną, na przykład w sytuacji, gdy dokument figuruje jako zgubiony i zastrzeżony. Mechanizm ten chroni przed skutkami kradzieży tożsamości. W przypadku wspomnianych czynności związanych z obrotem nieruchomościami oraz pełnomocnictwami aktywny status zastrzeżenia obliguje notariusza do stanowczej odmowy sporządzenia aktu.

Sytuacja komplikuje się, jeżeli państwowy system teleinformatyczny ulegnie awarii, co wstrzymuje proces weryfikacji. Przy umowach nieruchomościowych brak łączności z bazą oznacza konieczność wprowadzenia przerwy. Dla pozostałych spraw, po upływie ustawowych 15 minut od udokumentowanej przerwy w działaniu systemu, notariusz zyskuje alternatywę. Może on wstrzymać się od dalszych działań do czasu usunięcia awarii lub przeprowadzić czynność na podstawie dotychczas zgromadzonych, fizycznych dokumentów.

Sprawdzenie stanu prawnego w księgach wieczystych

Oprócz weryfikacji tożsamości, równie istotne jest badanie przedmiotu transakcji. Elektroniczna księga wieczysta (EKW) pozwala obiektywnie ocenić aktualny stan własności danej nieruchomości. Narzędzie to daje notariuszowi wgląd w istniejące obciążenia hipoteczne, ostrzeżenia o egzekucjach oraz inne wpisy w działach III i IV, które wymagają wnikliwego wyjaśnienia przed sporządzeniem ostatecznego dokumentu. Sprawdzając dział II, notariusz bada ścisłą zgodność wpisanego właściciela z osobą faktycznie stawiającą się do aktu oraz analizuje wcześniejszą podstawę nabycia majątku.

Dostęp do systemu EKW porządkuje cały proces przygotowawczy i pozwala sprawnie zestawić dane z sądu wieczystoksięgowego z okazanymi przez strony aktami własności. Bezpośrednie zapytania wysyłane do ministerialnego portalu umożliwiają odczyt ustaleń bez zbędnych opóźnień. W ten sposób w porę zauważane są wzmianki o toczących się postępowaniach sądowych lub roszczeniach osób trzecich, co ma bezpośredni wpływ na prawidłowość planowanej transakcji. Badanie ksiąg online pozwala wychwycić także nieaktualne wpisy, na przykład brak zmiany nazwiska po ślubie, co wymaga dodatkowego udokumentowania.

Dokumenty od stron a sekwencja działań w kancelarii

Ustalona prawem o notariacie sekwencja czynności pozostaje niezmienna. Proces rozpoczyna się od formalnego stwierdzenia tożsamości na podstawie ważnego dowodu osobistego, paszportu lub dokumentu w aplikacji mObywatel. Następnie odbywa się zestawienie przedstawionych danych z dokumentami źródłowymi i rejestrami, a dopiero w ostatnim etapie następuje głośne odczytanie treści aktu wszystkim zgromadzonym. Zgodnie z rygorami zawodu, notariusz ustala tożsamość osób biorących udział w czynności wyłącznie na podstawie prawem przewidzianych dokumentów.

Mimo szerokiego dostępu do cyfrowych systemów weryfikacji, klienci wciąż przynoszą do gabinetu fizyczne załączniki. Obejmują one pełnomocnictwa sporządzone w wymaganej formie aktu notarialnego, pisemne zgody małżonka niezbędne w przypadku trwania wspólności majątkowej oraz papierowe wypisy z rejestru gruntów. Elektroniczne bazy danych służą przede wszystkim do wczesnego wychwycenia ewentualnych niespójności między twierdzeniami stron, stanem ujawnionym w archiwach a rzeczywistą treścią zamierzonej czynności prawnej.

Znaczenie cyfrowej weryfikacji dla pewności obrotu

Rygorystyczna sekwencja sprawdzania baz danych przez funkcjonariuszy publicznych minimalizuje ryzyko pomyłek i pozwala zachować pożądaną spójność obrotu majątkowego w państwie. Z perspektywy lokalnego rynku nieruchomości, kancelarie notarialne w Krakowie obsługują każdego dnia liczne transakcje, które wymagają krzyżowej weryfikacji tożsamości oraz przeglądania aktualnych wpisów w księgach wieczystych.

Prowadzona w centrum miasta Kancelaria Notarialna Bożena Koćma, Adam Rogala na co dzień stosuje opisane procedury systemowe podczas sporządzania aktów dotyczących nabywania nieruchomości, regulowania spraw spadkowych oraz prawa spółek. Zanim dojdzie do finalizacji formalności i złożenia podpisów, notariusze wnikliwie analizują informacje z państwowych rejestrów cyfrowych. Taki model pracy zapewnia wysoką zgodność całej procedury z obowiązującymi rygorami prawnymi.